Зачем клиенту заполнять бриф

Многие задаются вопросом: «А почему бы не встретиться лично, чтобы обсудить все детали?».

Отвечаем: детали разговора сложно запомнить, если вы, конечно, не будете использовать диктофон.

Минусы личной встречи или постановки задачи голосом:

• Оговоренные условия по проекту нигде не зафиксированы.
  
• Существует риск неправильного понимания и трактовки поставленных задач, пожеланий и рекомендаций. В итоге такой встречи каждая из сторон уйдет со своим представлением о будущем проекте.
  
• Можно сделать запись встречи на диктофон, но эту запись потом очень сложно переслушивать. Представьте, если она длилась у вас 3 часа — как быстро вы найдете среди всего разговора нужный момент? А возвращаться к такой записи нужно не только исполнителям, но и заказчикам, чтобы сверить поставленную задачу и полученный результат.

А бриф — это письменный документ, в котором благодаря продуманным вопросам и ответственному заполнению ответов собрана точная и четкая информация.

Плюсы документа:

• Оговоренные условия по проекту зафиксированы в общем документе между заказчиком и исполнителем. При необходимости, бриф можно распечатать, подписать и поставить печать, чтобы ни одна из сторон не внесла туда нежелательных изменений или не удалила информацию.
  
• Бриф можно заполнять от 30 минут до нескольких дней, есть время подумать и расписать все свои желания, указать важные моменты, которые обязательно нужно отразить в проекте, а также ничего не забыть про дополнения: ограничения, сроки и стоимость проекта.
  
• В случае разногласий – всегда есть возможность вернуться к зафиксированной информации, оперативно найти необходимый нюанс и обсудить детали.
  
• Перед финальной передачей брифа в работу все текстовые трактовки, сомнения и возникающие вопросы всегда можно обсудить в примечаниях, голосом, в переписках – иначе говоря, дополнительно комментировать обеим сторонам, пока они не придут к одинаковому пониманию задачи, которое потом также зафиксируют в документе.
  
  

Хорошо заполненный бриф – это показатель ответственного подхода обеих сторон.

Вернемся к тому, по каким причинам бриф приносит пользу в работе над видеороликом.

Надеемся, теперь вы понимаете, бриф нужен не только нам, исполнителям, но и вам, заказчикам. И на то есть, как минимум 5 причин.

А в случае, если вы всё ещё сомневаетесь, стоит ли заполнять бриф, расскажу вам пример из нашей практики.

Один клиент напрочь отказывался заполнять бриф и выслал перед началом проекта 2 референса и страницу на товар, о котором нужно было создать видеоинструкцию, как этим товаром пользоваться.

Сперва мы долго определяли и согласовывали с клиентом способ создания: съемка/2д/3д/гибрид. Определившись, написали сценарии.

Затем определялись по внутренним комментариям сценария, в которых клиент не мог решить на что сделать больший упор.

Но самое важное – это дополнительный расход бюджета из-за безответственности клиента.

Клиент не сообщил, что товар предоставить на съемку он не сможет – мы закупили товар самостоятельно.

Клиент в последний момент решил поменять способ создания – мы переделывали 40% сцен с нуля.

Клиент обещал, но не смог предоставить бесплатных локацию и спикера – мы искали актера и арендовывали локацию самостоятельно.

Общая сумма ошибок – 70 000 рублей.

Конечно, в большей степени мы старались идти навстречу и безвозмездно во многих нюансах помогали нашему клиенту, чтобы сдать качественный проект и вовремя. Однако, если бы он изначально заполнил бриф, не возникло бы ни одной из описанных ситуаций.

Не позволяйте себе рисковать и ошибаться в процессе проекта. Ставьте цели и следуйте им. А тридцать минут, затраченные на бриф, помогут вам сэкономить время, финансы и нервные клетки, которые вы уже не вернете.